Departamento de Auditorías Interna y Externa
¿Por qué es importante la función de Auditoría Interna y Externa?
La Organización y en el Colegio, son indispensables las auditorías, en las que, se podrían (o no) encontrar “fallos” para: proceder a reparar y corregirlos, para que no sea un caos.
La Auditoría interna y externa, conformadas, como Departamento, contiene, un equipo de Consultores, y Agentes Internos y Externos, que nos proporcionan servicios independientes y objetivos de aseguramiento y consulta, concebidos para agregar valor y mejorar las operaciones del Colegio, los Planteles, y de la Organización Civil.
Auditar interna y externamente, nos ayuda, a todas las partes involucradas, a cumplir con los objetivos fijados, aportando un enfoque sistemático y disciplinado, para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, el control institucional de Planteles Propios, o compartidos y el Comité Directivo, el cual también es Auditado.
Po lo tanto, Auditar, en forma regular, en definitiva, es velar por la Organización, el Colegio, sus vinculaciones, y su actuar dentro de sus propios intereses, y también, por los intereses con terceras partes, con el apoyo de la Rectoría y Dirección General.
Al entablar relaciones por medio de: Convenios de Cooperación, Especiales, de Co-Participación, de vinculación, Intercambio, Representación, de Unión, etc., o con quienes mantenemos lazos; y la puesta en marcha de nuevos Planteles, las Auditorias, no son “algo malo”, por el contrario, ayudan, a obtener una adecuada administración y monitoreo continuo de los riesgos, de cometer infracciones, ilícitos, o delitos, que pudieran impedir el cumplimiento de los objetivos, de las partes involucradas, corrigiendo a tiempo, cualquier irregularidad, que por desconocimiento, pudiera cometerse. Auditar no es “Sancionar”, es “Corregir” y “Mejorar”
Para este y otros fines, ante una irregularidad, o equívoco, se ejecuta, un plan de Auditoría Interna, o Externa la cual incluye, la revisión de los procesos críticos de cualquier Convenio, Contrato o relación. Y, siempre, será con el objetivo de “corregir cualquier proceso que se esté llevando, equivocadamente”. (antes de sancionar)
¿Qué trámites se realizan en este Departamento?
Ningún trámite puede realizarse en este Departamento, las Auditorías pueden ser aleatorias, o por verificación de irregularidades.
La función de Auditoría interna y externa, es vigilar el cumplimiento de los lineamientos internos, para los Planteles propios, y los compartidos, por medio de Convenios, o Contratos.
Estos lineamientos son bastante simples, y fueron diseñados por el Departamento de Asesoría Legal del Colegio, con agentes externos creando un (Compliance Legal y el “Tone at the Top”) incluyendo auditorías y verificaciones en la Rectoría y Dirección General.
Tone at the top, comúnmente utilizado como referencia en Auditoría, se utiliza para definir la gestión del Colegio y el liderazgo del Consejo de la Dirección General, Dirección de Planteles, y su compromiso de ser honestos y éticos. Estableciendo el entorno cultural y los valores educativos del Colegio.
La conexión entre el fraude, y el “Tone at the Top” de un Colegio y Organización ha recibido atención en los últimos años. El tono en la parte superior es sobre la ética. También, por el ambiente creado en el lugar y por quienes lideran el Colegio y Organización.
Si el tono establecido por los Directores Generales, Directores/as de Planteles, y personal de cada Departamento defiende la ética y la integridad, los Estudiantes, Profesionales y Docentes, estarán más inclinados a defender esos mismos valores. Sin embargo, si las Direcciones Generales o de cada Plantel, no se preocupan, ni se oupan. por la ética y se centran únicamente en el resultado final, los estudiantes, profesionales y docentes, serán más propensos a cometer fraude, porque sienten que la conducta ética no es un enfoque o prioridad dentro del Colegio o de la Organización.
Los estudiantes, profesionales y docentes prestan mucha atención al comportamiento y las acciones de los Directores/as Generales y de Planteles, y siguen su ejemplo. En resumen, harán lo que ven que hacen sus superiores.
¿Como es el Compliance del Departamento de Auditoria?
El alcance del trabajo del Departamento de Auditoría interna y Externa, está determinado por su Misión de Asegurar, por medio de un “Compliance Legal”, y un “Tone at the Top” principalmente, para:
La identificación, de cualquier riesgo, en el que se ponga en peligro, desde la sustentabilidad de cualquier parte del Colegio, riesgos de fraudes, delitos, o incumplimientos, normativos, sean accidentales, o con conocimiento de ellos. Esto hará, que se identifique a tiempo, para ser gerenciado de manera apropiada. Si el incumplimiento, fuera intencional, luego de realizada la Auditoría, esta es derivada al Departamento de Asesoría Legal, para que se tomen las acciones que correspondan.
El cumplimiento, de simples y sencillos Lineamientos, y Normas, son para mantener un Colegio y Organización sanos, (Plantel Propio, o Compartido, Individual, con Convenio Acuerdo de prestación de Servicios Educativos). Esto incluye información significativa, sobre aspectos Financieros Autorizados, prestados, solicitados, o en sociedad, en los Planteles, donde se manejen Aspectos Administrativos y económicos. Sobre Documentaciones necesarias para el correcto funcionamiento y orden, como el Aspecto Operativo. El Compliance Legal, es la fórmula para que cada Plantel del Colegio, sea exacta, confiable y oportuna. Y en caso de no serlo, iniciar el proceso de adecuación correspondiente.
Auditar, que el personal que está, en cualquiera de los planteles, y en cualquier área, esté al día con los requisitos impositivos personales, de su país. El Colegio, sus Planteles propios, por ser una Organización Civil, no tiene empleados. Estos actúan conforme a las políticas, procedimientos y regulaciones hacendarias de su propio país, y los lineamientos del Colegio y Organización Civil.
En Planteles propios, o por Acuerdo, se Auditan que los recursos adquiridos, por, o para el Colegio, sean utilizados y protegidos eficientemente, sin desvíos de estos, para los fines y propósitos que se anuncian: en Participación Educativa, en Investigación, en Proyectos y en la Expansión del Colegio y Organización Civil, con más Planteles en diversos países. Esta documentación, por adquisiciones, compras, donaciones, al igual quelas facturaciones y/o notas de compra, sobre cualquier cosa adquirida, las administra el departamento de contaduría del Colegio Central, quien debe saber en todo momento ingresos y egresos para los fines fiscales que correspondan.
Se Auditan, que los programas educativos, estén registrados, en el ISNEM, y Actualizados cada año, y que sean lo más acordes posibles, entre Planteles, sin cambios abruptos, y que los planes de estudios, Proyectos de Investigación, y los Objetivos Propuestos sean Alcanzados. De no alcanzarse en la fecha propuesta, se requerirá una reunión para reprogramar el proyecto, no alcanzado.
Por medio de Auditorías, es posible verificar la calidad, en todos los aspectos inherentes al Colegio, constatando, que se realizan mejoras continuas generales para el fortalecimiento del Colegio y de las Entidades que participan o son copartícipes de un Convenio o Acuerdo, siento ambas partes colaboradoras, formando parte integral de los controles y verificaciones anuales.
Son Auditados, junto al Departamento de Legales; todos aquellos asuntos significativos, en materia Legal o Regulatoria, que pueden impactar en el Colegio, la Organización, o a su buen nombre, al ser reconocidos, se direccionan apropiadamente, al área que le dará solución, sea interna o externa. Se audita el Comité Directivo y Rectoría, por medio de sistema “Tone at the Top”, quienes, por su posición serán, auditados externamente.
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